Chat with Us

Aktifkan STARBOX

8 Cara Tepat Manajemen Waktu untuk Pebisnis


0

Time management untuk entrepreneur merupakan hal yang penting dari apa pun, terutama dalam berbisnis. Banyak orang yang menjalankan sebuah pekerjaan tapi mereka lupa tentang time management.

Mereka beranggapan bahkan menyepelekan time management. “Time management? Kan sudah ada toolsnya? Untuk apa susah-susah?”

Kalimat di atas mungkin benar, namun kenyataannya adalah memiliki sistem yang dapat merealisasikan project-project kita secara nyata 10x lebih penting dibandingkan dengan berbagai tool di luar sana.

Sebuah laporan menunjukkan bahwa pada tahun 2015, produktivitas di negara US menurun lagi sebesar 2.2% dibandingkan tahun 2014.

Pada artikel kali ini, kamu akan diajak untuk memahami step by step sebuah sistem agar waktu yang digunakan dalam kegiatan kewirausahaan menjadi fokus dan lebih produktif.

Mari kita mulai pembahasannya…

Apa itu Produktivitas?

Produktivitas kamu adalah sebuah hasil output dari suatu kegiatan dalam periode waktu tertentu. Produktivitas juga digunakan sebagai tolak ukur.

Bagaimana Cara untuk Memastikan Produktivitas?

Sebenarnya produktivitas equation itu relatif simple.

Output units / Human Hours = Productivity

Mari kita bersikap jujur, mengaktifkan mentalitas bukanlah untuk mengukur setiap hal yang kita lakukan dari hari pertama, ini tentang membangun sesuatu dan mendapatkan customer yang membayar.

Jadi, meskipun ini bukanlah sesuatu hal yang kamu ingin tracking setiap saat, tapi akan lebih baik jika kamu memiliki pemahaman tentang produktivitas ketika kamu berniat untuk me-manage waktu sebagai entrepreneur.

Time Management untuk Entrepreneur

Kamu pernah melihat kegiatan sekretaris yang bolak-balik sepanjang hari? Mereka seperti ditarik sana-sini tapi mereka bisa menggenggam segelas kopi dan laporan di tangannya. Seperti tidak ada yang harus dikerjakan lagi.

Atau apakah kamu memiliki asosiasi di lingkungan kamu yang selalu mencari proyek-proyek baru karena mereka terjebak dengan segala sesuatu? Bagaimana mereka melakukannya?

Apakah kamu pernah berpikir dan berharap bisa mendapatkan ekstra 1 jam tambahan untuk mengejar ketertinggalan sebelum kamu memulai proyek pertama kamu? Artikel ini punya jawabannya!

Teruslah membaca dan perhatikan beberapa tips berikut untuk meningkatkan maneuver jadwal kamu dari hari ke hari tidak peduli apapun karir kamu saat ini!

1. Beri Jeda Waktu

Carrie Aulenbacher, seorang penulis sekaligus freelancer di Fridgemagazine.com berbagi pengalaman dalam menjalankan proyek menulis freelancenya dan juga menjaganya agar tetap stabil. Ia hanya melakukan 1 hal.

Ia mengatakan,

“Mencoba melakukan terlalu banyak hal pada sebuah proyek dalam 1 hari bisa menyumbat kreativitas dan menahan saya untuk kembali menyelesaikan pekerjaan lain.”

Carrie membuat rencana untuk menyelesaikan proyek-proyek jangka panjang dan memberikan jeda waktu kepada dirinya untuk menciptakan kualitas kerja tanpa menimbulkan stress karena dikejar deadline.

Dengan beristirahat, ia dapat kembali mengisi ulang tenaganya untuk mempersiapkan diri dalam menyelesaikan proyek jangka panjangnya.

Untuk mendapatkan hasil, tedapat sesuatu yang bekerja di belakang produktivitas, yaitu sistem bukan tool.

Kamu bisa membuat jadwal pekerjaan yang dapat diatur waktu penyelesaiannya. Untuk memudahkan, kamu bisa membaginya menjadi 3 periode, seperti

¼ bulan

1 bulan

6 bulan

2. Time Travel

Ini bukan tentang sebuah keinginan untuk memutar kembali waktu yang telah berlalu, tetapi lebih ke arah bagaimana kamu menghabiskan waktu.

Jauhkan notebook untuk 2 minggu ke depan dan mulailah mencatat ketika kamu memulai dan menghentikan proyek serta pada saat beristirahat .

Cobalah untuk tetap mentracking hal-hal berbeda yang kamu lakukan dan catat waktunya.

Ada juga sejumlah aplikasi time management online yang dapat membantu kamu dalam melakukan hal ini.

Dalam 2 minggu, hitung berapa banyak waktu setiap kegiatan yang kamu lakukan dan kemudian kategorikan kegiatan tersebut.

Apakah sekarang kamu dapat melihat di bagian mana kamu lebih banyak menghabiskan waktu?

Dengan menyadari hal ini, kamu akan sangat terbantu dalam menentukan prioritas terhadap jenis pekerjaan yang akan diselesaikan terlebih dahulu.

a. Email

Jika kamu menghabiskan lebih dari 1 jam sehari untuk melakukan pengecekan/membalas email, mulailah untuk mengatur timer pada ponsel kamu saat pertama kali duduk setiap hari.

Prioritaskan mana yang perlu dibalas dan dikirim, kemudian usahakan untuk mengubah email kamu menjadi off sehingga kamu dapat fokus pada pekerjaan.

b. Inbox

Jika kamu menghabiskan waktu lebih dari 30 menit setiap pagi untuk mencari kumpulan data di inbox kamu, pertimbangkan untuk membuat file yang diberi label setiap departemen sehingga rekan kerja kamu tahu dimana harus menempatkan file dalam inbox.

Minta mereka untuk menggunakan tanda ‘URGENT’ jika ada sesuatu yang benar-benar harus diselesaikan hari itu juga.

Hal ini akan membantu dan memudahkan kamu dalam mengumpulkan data-data penting.

Kamu menggunakan Gmail atau Google Apps? Manfaatkan fitur filter!

c. Breaktime

Apakah kamu menyadari ketika mentracking waktu, jam makan siang kamu menjadi tergeser?

Ini bisa berupa godaan untuk chatting dengan rekan kerja dan terjebak dalam percakapan atau berlama-lama di dekat dispenser air minum ketika ada suatu hal yang tidak ingin kita kerjakan.

Namun pertimbangkanlah untuk menempatkan stress yang ada pada diri kamu nanti. Aturlah timer pada ponsel kamu dan tetap berpegang pada waktu istirahat kamu! (bisa jadi kamu akan mengalami kenaikkan gaji!)

d. Meeting

Apakah beberapa meeting sepertinya memakan seluruh pagi kamu? Lihat bagaimana meeting ini terstruktur. Apakah beberapa rekan kerja mengoceh? Apakah topiknya garing dan berubah menjadi percakapan yang kosong?

Kamu dapat mengusulkan untuk membuat agenda dan menyusun jadwal meeting secara ketat.

Ambil beberapa menit, kemudian lakukan review pada setiap meeting untuk membantu rekan kerja kamu agar dapat melihat berapa lama waktu yang dihabiskan dan apa yang diperbincangkan.

Menumbuhkan rasa kerjasama tim pada semua anggota bisa membantu kamu dalam mencapai hasil yang maksimal dari meeting tanpa harus membuang-buang waktu.

3. Membuat Daftar

Ternyata dengan menulis semua tugas secara ilmiah telah terbukti menciptakan koneksi dalam pikiran kamu antara informasi pendengaran dan informasi tertulis.

Menambahkan tugas dan menuliskan apa yang kamu dengar memberikan otak kamu koneksi serta membantu kamu mengingat lebih baik.

Ketika kamu menerapkan hal ini, kamu akan menyadari saat menuliskan semua tugas secara otomatis akan melekat pada pikiran kamu. Ini sangat bermanfaat.

a. Daftar Harian

Ini akan membuat kamu tetap on the track untuk menyelesaikan tugas di pagi hari. Ketika kamu sudah terbiasa, buatlah daftar berikutnya sebelum kamu selesai bekerja pada sore hari sehingga kamu siap untuk esok hari.

Daftar pendek ini juga akan membantu kamu untuk mentracking hal-hal kecil yang harus segera ditinggalkan. Tujuannya, agar kamu tetap fokus pada pekerjaan.

b. Daftar Bulanan

Daftar bulanan ini akan memberi kamu gambaran yang lebih besar tentang tugas dari minggu ke minggu.

Misalnya kamu ingin memecah tugas proyek jangka panjang kamu menjadi bagian yang lebih kecil. Kamu bisa menempatkan mereka dalam daftar bulanan

Jadi, kamu akan memiliki reminder ketika kamu mulai mengerjakannya setiap hari.

c. Daftar Tahunan

Jaga agar tugas kamu tetap pada jalurnya, jadi kamu dapat mengingat semua bagian kecil dari puzzle yang kamu selesaikan.

Kamu dapat memulai goals tahunan dengan membuat resolusi tahun baru. Gunanya? Untuk memotivasi diri kamu pada hari-hari yang sulit.

4. Sinkronasikan Diri Kamu

Kamu akan tahu bahwa kamu termasuk kategori orang yang aktif pada pagi hari atau siang hari ketika kamu mulai bergerak untuk bekerja.

Sikronasikan tugas harian yang paling menantang dan selesaikan ketika kamu dalam kondisi paling prima di hari yang sama.

Ibaratnya seperti ketika kamu siap menekan tombol, tugas kantor akan mengalir. Tangani tugas yang sulit terlebih dahulu dan singkirkan mereka ketika sudah selesai.

Jika kamu dapat melakukan pekerjaan lebih baik setelah makan siang, buat rencana tugas pada pagi hari yang lebih kecil kemudian yang lebih besar untuk siang hari.

Hargai diri kamu yang kuat pada hari itu dan jangan membebani diri kamu ketika kamu tidak berada di kondisi prima.

5. Break Sejenak

Cobalah untuk tidak membuat kebiasaan makan di meja kerja sebagai cara untuk menghemat waktu agar kamu mendapat waktu lebih untuk menyelesaikan pekerjaan.

Hal ini mungkin terdengar berlawanan dengan intuisi. Tapi mengatur waktu untuk makan siang yang baik dan pergi dari meja kerja kamu, dapat membantu kamu menjadi lebih segar pada saat kembali bekerja dan siap untuk menghadapi sore hari.

Kamu tidak dapat memberikan usaha terbaik kamu setelah 4-5 jam menatap layar dan tidak bergerak.

Break merupakan hal yang baik dan membawa inspirasi ketika kamu merasa stuck dengan masalah pekerjaan yang sedang dihadapi.

Jika tidak ada hal yang lain, buatlah jadwal di mana kamu dapat berolahraga sedikit di meja kerja kamu, bahkan jika hanya tersedia 5 menit tidak menjadi masalah. Setidaknya membantu agar menjaga aliran darah dalam tubuh kamu tetap bergerak!

6. Stop Reaching

Sebuah meja kerja yang berantakan bisa memperlambat kinerja orang bahkan hal ini juga berlaku untuk pekerja yang rajin dan termotivasi.

Apakah area meja kerja kamu penuh dengan catatan tua, kwitansi, daftar, dan kekacauan umum?

Tentu saja kamu ingin meja kerja kamu menjadi tempat yang ramah dan nyaman untuk bekerja. Awalnya memang iya, tapi kemudian semua di luar kendali lagi! Bukan hal yang mudah untuk mempertahankan hal ini.

Berikut ini ada 2 jenis items yang bisa kamu pertimbangkan untuk diletakkan pada meja kerja kamu atau tidak.

Handy Items (yang dapat dibawa kemana-mana)

Cellphone holder

Pembersih tangan

Business card holder

Tatakan untuk satu cangkir

Bingkai foto

Wadah kecil berisi permen

Kamus

Kalender motivasi

Clutter Items (yang dapat menyebabkan berantakan)

Beberapa bingkai foto

Boneka dari bulu

Papan buletin akademi yang sudah lama

Pernak-pernik

Beberapa gadget dalam satu tempat

Beberapa peralatan dapur (cangkir, piring, sendok, dll)

Mengatur apa yang kamu miliki di meja kerja tidak hanya memunculkan aura profesionalisme tetapi akan membuat kamu tetap fokus dan on the track serta produktif setiap hari.

8. Memberi Warna

Hal ini bukan hanya berlaku dalam memadukan warna pada pakaian atau memilih suatu benda favorit yang ingin dibeli, tetapi juga memadukan warna dengan cara kamu mengatur file.

Warna yang mengkoordinasi folder setidaknya bisa membantu kamu dalam hal memilah dan memprioritaskan folder apa dan untuk proyek atau divisi mana.

Banyak aksesoris desktop yang berwarna-warni dan membantu kamu agar tetap clear pada tugas yang sedang dikerjakan.

a. Post-it

Ambil post-it berwarna pink untuk menandakan tugas yang urgent dan hijau untuk menunjukkan finalisasi atau penyempurnaannya.

b. Paper Clip

Urutkan invoices yang jatuh tempo dengan paper clip berwarna yang berbeda untuk memudahkan kamu secara visual dari invoices customer yang lama dengan yang baru.

c. Highlighter

Berikan warna pada setiap proyek atau divisi yang dapat membantu kamu dalam menjaga laporan saat memeriksa invoices.

Kesimpulan

Kamu telah sampai pada penhujung artikel. Dan yang bisa dipetik dari artikel ini adalah jangan merasa takut dengan waktu dan bersiaplah untuk terorganisir.

Sekali kamu memiliki sistem untuk time management kemudian mengatur serta mengelolanya dengan baik, kamu tidak perlu kebingungan lagi untuk memanfaatkan waktu yang ada agar menjadi lebih produktif dan mendapatkan hasil yang maksimal.

Terakhir, dorong diri kamu dengan goal-goal kecil agar tetap termotivasi. Intinya adalah untuk menikmati pencapaian dan tidak mengkritik diri sendiri karena memang tidak ada yang sempurna. kamu telah mengupayakan yang terbaik.

Selamat mencoba!

(***)

Sumber: digitalmarketer.id 


PROFIL PENULIS

Socmed Ebis


Ada 0 Komentar

Kirim Komentar


TULISAN TERKAIT

Lakukan 4 Hal Ini Agar Bisnis Tetap Bertahan

Rencana bisnis ibarat sebuah peta jalan kesuksesan bagi pebisnis. Tidak terlepas dari status pemula, junior atau senior, yang namanya pebisnis sudah pasti harus tahan banting alias memiliki mental sem ...

Kiat Sukses Berbisnis Kuliner ala Ryan Angkawijaya

Banyak pengusaha mencari peruntungannya melalui bisnis kuliner. Meskipun terdengar sepele, dalam berbisnis kulinerpun tidak semudah kelihatannya.  Tetap perlu dilakukan langkah-langkah ...

4 Cara Mudah Tingkatkan Produktivitas Karyawan

Menjadi seorang manajer memang memiliki tugas harian untuk menjaga tempat kerja seproduktif mungkin tanpa mengorbankan moral staf.  Tugas ini bisa menjadi sulit untuk menemukan keseimbanga ...

5 Cara Jaga Semangat Bisnis Tetap Berjalan Lancar

Kadang-kadang kamu perlu mengambil langkah mundur atau ke samping untuk terus bergerak maju. Pentingnya tindakan bukan hanya berkaitan dengan peluncuran bisnis. Pemilik bisnis bisa juga berhenti da ...

Susah Gaet Pelanggan? Terbukti, Word of Mouth Adalah Promosi yang Ampuh!

Pernahkah kamu berpikir bagaimana cara yang paling tepat untuk memasarkan brand milikmu? Di era konektivitas sekarang ini, promosi satu arah tampak kurang mumpuni lagi. Promosi yang mumpuni bukan b ...

4 Rahasia Sukses Bisnis Franchise

Bisnis franchise merupakan sebuah usaha dimana sang pemilik modal mengajukan kerjasama dengan pemilik franchise. Bisnis ini termasuk bisnis dengan modal yang kecil, tetapi keuntungannya besar.&nbs ...

6 Alasan ini Membuat Orang Takut Membeli Produk Kamu

Agar penjualan bagus, `kamu perlu mengenali hal-hal yang bisa membuat orang takut atau bahkan tak mau membeli produk kamu. Berikut 6 hal yang membuat orang takut membeli produk kamu. 1. Pembawaan k ...

5 Cara Jaga Bisnis Agar Tetap Berjalan

Kadang-kadang kamu perlu mengambil langkah mundur atau ke samping untuk terus bergerak maju. Pentingnya tindakan bukan hanya berkaitan dengan peluncuran bisnis. Pemilik bisnis bisa juga berhenti da ...

Uang Receh Kamu Banyak? Ini Cara Mengelolanya

Sebaiknya kamu harus kumpulkan uang receh yang dimiliki saat ini karena akan berguna suatu saat nanti. Di Indonesia, mata uang kita yang paling sering digunakan untuk transaksi keuangan adalah uang ke ...

Mau Mulai Bisnis Coffee Shop? Perhatikan Langkahnya!

Suka kopi? Penggemar kopi? Pernah terpikir untuk berbisnis? Yuk mulai buka pola pikir kamu untuk terus mengembangkan apa yang menjadi kesukaan, hobby dan lain sebagainya menjadi sebuah usaha yang meng ...